BSLはプロジェクトの成功をPMOで実現します

PMOとは

PMO(プロジェクトマネジメントオフィス)

プロジェクトマネジメントオフィス(PMO)とは
管轄するプロジェクトを集中的にまとめて調整するマネジメント活動の、 さまざまな責任が割り当てられた組織体です。
PMOの責任は、プロジェクトマネジメントを支援することからプロジェクトを直接 マネジメントするまでの広範囲にわたります。

役割も事務局や、プロジェクトマネージャーとプロジェクトオーナーとの間に立つPMOまで幅広いです。またプロジェクトを円滑に進め、成功に導くプロフェッショナルとしての立場でもあります。

プロジェクトマネジメントの世界で標準となりつつあるPMBOKでは、建築系の管理からスタートしていますが、日本ではITの開発プロジェクトの管理が多いです。
PMOは一つのプロジェクトだけではなく、新規開発のプロジェクトや保守系のプロジェクトを複数管理する場合もあります。

PMOに求められる能力としては、知識や経験はもちろんの事ですが「コミュニケーション能力」も欠かせません。
ベンダーコントロールやベンダーの横串管理、情報連携、情報収集能力などコミュニケーション能力の重要性は高まっています。また近年では、働き方改革により効率化も重視されており、プロジェクト管理ツールの活用やExcelを自動化するVBA、定型作業をロボットで自動化するRPAを活用できるPMOのニーズなども高まっています。

開発系のプロジェクトではSEの経験者がPMOになることが多いですが、コミュニケーション能力の問題で推進力が無く、年齢層も高く、フットワークに欠けているなどの要因で、行動に移すことなく終わってしまうケースが後を絶ちません。

プロジェクトマネージャの経験不足や高齢化により、プロジェクトの管理推進力が弱まる中、「若くてフットワークのあるPMO」に期待が高まっています。その為、量より質が問われる時代になってきています。

PMOの役割・立ち位置

PMOはプロジェクトを常に間接的に支え、支援を行います。 ときにはPMの教育までを支援する事も必要であり、支援も広範囲になります。役割や立ち位置もさまざまなPMOには、プロジェクトを成功に導くために以下のような適性が必要になります。

 ・役員やPM、様々な人とコミュニケーションをとり考えを汲み取る姿勢をもっている
 ・プロジェクト成功のために必要なことを考えている
 ・管理は手段と割り切っており、管理情報だけでは全て見えないと知っている
 ・「現場」に対する理解がある

1. 支援型Ⅰ

(1) プロジェクト要員(チームリーダからメンバーまで)ともコミュニケーションをとり、進捗から問題点の吸い上げまで行い、改善を考える

(2) 必要があればPMにも報告し指示を仰ぐ

2. 支援型Ⅱ

(1)プロジェクト要員(チームリーダーからメンバーまで)ともコミュニケーションをとり、進捗から問題点の吸い上げまで行い、改善を考える。
(2)PMに報告し作業指示を仰ぐ。
(3)役員向けの資料を作成し、PMに報告。(必要があれば役員報告も作成)

3. 教育型

役員からPMに対する要望をヒアリングする。要望からPMへの教育サポートを実施する。

4. 保守横断型

プロジェクトごとに、複数のPM、複数のチームを担当(保守系に多く見られる形態)
プロジェクトAに関連するPMやスタッフに対して、進捗・課題などの管理を行う
プロジェクトB(プロジェクトAと同様)

5. PMサポート型

PMにヒアリングをして、業務を可視化するなど、PMの担当業務を巻き取る。PMがマネジメントに集中できるようにサポート。

PMOのレベル・機能・型式

PMOレベル 果たすべき事項 主となるタスク
上級 ITコンサルティング 意志決定支援 相談役 PM社員代替 リスクの検知と事前予防策実施 マネジメントレポーティング 組織間の調整 など
中級 プロジェクト標準の策定と導入定着 プロジェクトの可視化 管理実行支援 進捗管理、課題管理、リスク管理、変更管理のプロセス策定と導入の定着化 上記プロセスにおける分析レポートなど
初級 基本情報整備 作業環境整備 自社の管理業務 メンバー管理(セキュリティー、入退出など) PCなどの環境整備、会議招集、議事録作成 成果物管理、予算管理 など

BSLでは上級PMOを目指し、独自のカリキュラムを用いスタッフの教育の徹底し、意識とスキルの向上に努めています。

PMOに求められるスキル

 

PMOのレベルや型式により、求められるスキルは異なりますが、ビジネススキルにおける文書作成能力及びコミュニケーション能力はどんなPMOにも真っ先に求められます。WordやExcel、PowerPointなどを問題なく使用できることは当然ながら、誰もが見やすく、使いやすい文書の作成が大事である。また、PMよりもメンバー個々の状況を把握し、各利害関係者の橋渡しや状況把握など、総合的なコミュニケーション能力が試されます。

 

その他、業務基本スキルにおけるIT開発知識や各業界に対する理解も、プロジェクトを推進する上で必要不可欠とされます。

 

さらに、上級PMOであればあるほど、PMと同程度のプロジェクトマネジメント知識が必須となってきます。

PMOのスキルマップ

基本ビジネススキル 資格 プロジェクトマネジメント
文章作成 コミュニケーション力 PMサポート 専門知識 その他スキル
進捗管理 品質管理 課題管理 構成管理 リスク管理 評価・分析 情報連携・調整
上級
リスクや課題の対応を中心に、マネジメント業務全般を行う
PMOの管理的存在、PMの参謀役
役員向け報告書 役員とのコミュニケーション
ITストラテジスト
PMO組織戦略 各種計画書作成 全体レビュー会議 期限切れによる影響調査 リスク識別 プロジェクト完了報告書 PMの教育
組織予算管理 リスク分類
PMP 全体要員計画 リスク順位付け
プロジェクト計画書 リーダーシップ
コミュニケーション計画 進捗対策立案 手戻り防止 リスク予防策 役員調整
プロジェクトマネージャー プロジェクト要因確定 マスコミ報告資料 リスク監視
リスク情報蓄積
中級
プロジェクト管理の徹底、マネジメント手法を導入・定着・実行し、作業プロセスルールの標準化を図り、品質向上の役目を果たす。 提案書作成 ファシリテーション 応用情報技術者 成果物管理 工数管理計画 管理図分析 課題QA(一覧・個票)作成 ビルドサポート プロセス分析・標準化 社内・社外監査サポート
予算管理 ゾーン分析 リポジトリ機能 運用ルールの明確化・標準化
標準化作成 ベンダーコントロール 回帰モデル 課題QA手順書作成 セキュリティ機能 情報分析・標準化 情報連携の仕組みを作る
プレゼン力 トレンドモデル GUI テスト推進
テスト計画作成 進捗管理プロセス策定 チェックリスト 定期棚卸し ツール種類に関する知識 ツール分析・標準化 変更管理・障害管理
再発防止策策定 構成管理プロセス定義 勉強会の実施
初級
社内プロセスを円滑にし、実行する Excel(マクロ) フットワークの軽さ 基本情報技術者 会議招集、ファシリテーション、議事録 WBS グラフ作成 課題QA対応優先順位の見直し・切り分け ツール比較・評価に関する知識 環境整備
成果物チェック 会議体一覧作成 構成管理ツール評価力
Word 挨拶、笑顔、明るさ 予算集計 週・月間作業報告書 レビュー(一覧・個票)作成 課題QA期限超過管理 ワークフロー プロジェクトデータ収集・更新
PCセットアップなどの環境整備 進捗管理手順書 バージョン管理
メンバー管理(セキュリティ、入退出など) Entry,Exitクライテリア フレームワークに関する調査
Powerpoint 傾聴力 ITパスポート PMへの報告・連絡・相談 定性・定量評価作成 過去課題QA棚卸し(過去分の対応漏れ確認) 構成管理手順作成 プロジェクト情報共有・展開・リマインド
PM秘書としての仕事(PMOの要望への対応・スケジュールサポートなど)
PM作業内容の把握